Chargé d'accueil et de gestion administrative

Le Chargé d’accueil et de gestion administrative exerce ses fonctions avec polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d’un service ou d’une structure. Par sa position physique au sein de l’entreprise, il véhicule l’image de la structure et facilite son fonctionnement.

Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Ses activités principales sont :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique d’une structure

• Gérer les activités administratives courantes (saisie, classement, archivage, traitement des courriers et emails)

• Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs

• Communiquer professionnellement en français et en anglais (niveau A2-B1)

• Être âgé de 18 ans minimum

• Posséder un niveau terminal (Baccalauréat) ou équivalent

• Être éligible à l’alternance (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation)

• Dossier d’inscription et tests métiers

• Entretien d’admission

• 3 semaines entre la préinscription et la réponse d’admission

• Entrée permanente : démarrage possible toute l’année (sous réserve de places)

Formation en présentiel et en entreprise :
Au sein des structures employeurs, offrant une combinaison d’apprentissage théorique et pratique.

Travaux pratiques et mises en situation :
Les apprenants réaliseront des exercices concrets d’accueil, de gestion d’appels et de traitement administratif.

Travail en mode projet :
Nous intégrons le travail en mode projet, permettant aux apprenants de mettre en pratique leurs connaissances dans des situations réelles ou simulées.

Ateliers de communication en anglais :
Renforcement des compétences linguistiques professionnelles (niveau visé A2-B1).

Accueil et communication

• Accueillir physiquement et téléphoniquement

• Orienter les visiteurs et les collaborateurs

• Traiter les appels entrants et sortants

• Communiquer en anglais professionnel (niveau A2)

Gestion administrative et bureautique

• Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure

• Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte

• Saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur

• Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information

• Trier et traiter les e-mails et le courrier

• Classer et archiver les informations et les documents

Compétences transversales

• Appliquer les consignes et suivre les procédures en vigueur dans la structure

• Organiser son travail en fonction de la production demandée

Mise en situation professionnelle (3h45)

La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d’une même entreprise fictive.

• Mise en situation écrite (2h45) : à partir d’informations et de consignes, le candidat réalise des tâches administratives et produit les documents nécessaires, dans le respect des délais et des procédures, en utilisant les logiciels adaptés.

• Mise en situation orale (1h dont 10 min de préparation) : à partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis de 50 minutes pour :

  • accueillir un visiteur et un collaborateur,

  • traiter deux appels téléphoniques,

  • rédiger un message à partir des notes prises et le transmettre,

  • renommer et classer numériquement des documents.

Entretien final (15 min)

Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel. Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l’emploi et des comportements professionnels induits.

Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 4h00

Validation partielle possible sur devis (par blocs de compétences).

• Entreprises privées : Petites, moyennes ou grandes entreprises dans divers secteurs d’activité

• Entreprises publiques : Administrations, collectivités locales, établissements publics

• Structures commerciales : Magasins, boutiques, centres commerciaux

• Organisations non commerciales : Associations, ONG, institutions culturelles ou éducatives

Salaire au 1er janvier 2026 pour un contrat d’apprentissage :

TP – Chargé d’accueil et de gestion administrative

Nom du certificateur : MINISTÈRE DU TRAVAIL, DE LA SANTE, DES SOLIDARITES ET DES FAMILLES

Date de début d’enregistrement : 07-10-2024

Date d’échéance de l’enregistrement : 07-10-2029

Rendez-vous sur la page France Compétences pour en savoir plus.