Employé Administratif et d’Accueil

L’Employé Administratif et d’Accueil (EAA) exerce ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d’un service ou d’une structure.

Par sa position physique au sein de l’entreprise, il véhicule l’image de la structure et facilite son fonctionnement.

Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Ses activités principales sont :

• Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure
• Assurer l’accueil d’une structure

Être âgé de 18 ans et posséder un niveau de formation équivalent à une classe de 3ᵉ.

• Dossier d’inscription et tests métiers
• Entretien d’admission
• 3 semaines entre la préinscription et la réponse d’admission

Formation en présentiel et en Entreprise :

Au sein des structures employeurs, offrant ainsi une combinaison d’apprentissage théorique et pratique.

Travaux Pratiques et Mises en Situation :

Les apprenants seront amenés à réaliser des travaux pratiques et à se mettre en situation pour acquérir des compétences concrètes liées à l’accueil et aux tâches administratives.

Travail en Mode Projet :

Nous intégrons le travail en mode projet, permettant aux apprenants de mettre en pratique leurs connaissances dans des situations réelles ou simulées.

Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure :

1. Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte,
2. Saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur,
3. Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information,
4. Trier et traiter les e-mails et le courrier,
5. Classer et archiver les informations et les documents.

Assurer l’accueil d’une structure :

1. Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs,
2. Traiter les appels téléphoniques,
3. Répondre aux demandes d’informations internes et externes.

Compétences transversales de l’emploi

1. Appliquer les consignes et suivre les procédures en vigueur dans la structure,
2. Organiser son travail en fonction de la production demandée.

Mise en situation professionnelle : 03 h 45 min

La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d’une même entreprise fictive.

• Mise en situation écrite (durée : 2 h 45) : à partir d’informations et de consignes, le candidat réalise des tâches administratives et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, dans le respect des délais et des procédures, en utilisant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés.
• Mise en situation orale (durée : 1 heure dont 10 min de préparation) : à partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis de 50 minutes pour :
  • accueillir un visiteur et un collaborateur,
  • traiter deux appels téléphoniques,
  • rédiger un message à partir des notes prises au cours des situations d’accueil et des appels téléphoniques et le transmettre, via le canal de communication approprié,
  • renommer et classer numériquement des documents.

Entretien final (durée : 00 h 15 min)

Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel. Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l’emploi et des comportements professionnels induits.

Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 04 h 00 min

Validation partielle possible sur devis.

• Entreprises Privées : Petites, moyennes ou grandes entreprises dans divers secteurs d’activité,
• Entreprises Publiques : Administrations, collectivités locales, établissements publics,
• Structures Commerciales : Magasins, boutiques, centres commerciaux,
• Organisations Non-Commerciales : Associations, ONG, institutions culturelles ou éducatives.

TP – Employé administratif et d’accueil